Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. – praktycznie dla całej gospodarki, w tym jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych, takich jak szkoły, przedszkola czy placówki oświatowe obsługiwane przez CUW. Dla edukacji KSeF nie jest tylko „kolejnym obowiązkiem w VAT”, ale projektem porządkującym obieg dokumentów, odpowiedzialności i procesów finansowych w całym systemie JST.
Ujednolica sposób wystawiania i odbierania faktur, skraca czas akceptacji kosztów (media, zakupy, usługi), ułatwia rozliczanie projektów i dotacji oraz zmniejsza liczbę pomyłek. Dobrze wdrożony KSeF pozwala sekretariatowi, dyrektorowi i księgowości skupić się na merytoryce zamiast na „gonieniu papieru”.
W wielu gminach i powiatach podatnikiem VAT jest JST, a obsługę księgową zapewnia CUW. Faktury w KSeF będą więc „przepływać” przez urząd, CUW i jednostki oświatowe. To wymaga jasnych zasad oznaczania jednostek, nadawania uprawnień oraz współpracy między dyrektorami szkół, skarbnikami i działami IT.
Zgodnie z aktualnym planem obowiązkowy KSeF rusza 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych przedsiębiorców. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego kluczowe jest jednak to, że będą musiały być gotowe do odbioru faktur zakupowych przez KSeF już od 1 lutego 2026 r., a w praktyce cały sektor finansów publicznych powinien myśleć o tym projekcie całościowo, a nie tylko z perspektywy jednego urzędu czy szkoły. Dla edukacji oznacza to konieczność wcześniejszego ułożenia procesów między JST, CUW a jednostkami oświatowymi – tak, aby faktura za energię, usługi czy sprzęt IT zawsze trafiała do właściwej szkoły i mogła zostać poprawnie opisana oraz zatwierdzona.
Z rozmów z praktykami sektora publicznego wynika, że największe trudności nie dotyczą technicznego „wygenerowania pliku”, ale organizacji pracy. Problemem jest brak mapy obiegu dokumentów (kto otrzymuje fakturę, kto ją opisuje, kto akceptuje), niejasny podział odpowiedzialności między CUW a szkołami, a także niedoszacowana rola działu IT, który musi zadbać o integrację systemów finansowo-księgowych z KSeF. Często pomijana jest też komunikacja z dostawcami – bez precyzyjnych wytycznych faktury mogą być wystawiane na nieprawidłowego podatnika, bez oznaczenia jednostki budżetowej, klasy czy projektu, którego dotyczą.
1. Uporządkuj model organizacyjny w JST. Ustal, kto jest podatnikiem VAT (gmina, powiat, województwo), jakie jednostki obsługuje CUW i w jaki sposób dziś krążą faktury papierowe oraz elektroniczne. Bez tej wiedzy trudno sensownie zaprojektować KSeF.
2. Zmapuj obieg faktur w oświacie. Opisz krok po kroku, jak wygląda proces od zamówienia w szkole, przez dostawę, po zatwierdzenie faktury w CUW i zaksięgowanie. Wskaż miejsca, w których pojawiają się opóźnienia lub niejasności – to właśnie tam KSeF wymusi zmiany procedur.
3. Zaprojektuj strukturę uprawnień i identyfikatorów. Zdecyduj, którzy pracownicy urzędu, CUW i szkół będą mieli uprawnienia w KSeF (wystawianie, odbieranie, podgląd). Ustal zasady nadawania i odbierania dostępów, a także sposób oznaczania jednostek i zadań (np. kody szkół, projekty, źródła finansowania).
4. Sprawdź gotowość systemów FK i obiegu dokumentów. Zweryfikuj, w jaki sposób wykorzystywany system finansowo-księgowy oraz elektroniczny obieg dokumentów obsługują integrację z KSeF – czy umożliwiają import faktur ustrukturyzowanych, ich dekretację, akceptację i archiwizację wraz z numerem KSeF oraz załącznikami (protokoły, umowy).
5. Zaplanuj szkolenia i wsparcie użytkowników. Osobnego podejścia wymagają skarbnicy, księgowość CUW, dyrektorzy szkół, pracownicy sekretariatów oraz osoby odpowiadające za zamówienia i projekty. Dobre praktyki to krótkie instrukcje „krok po kroku”, wzory komunikatów do dostawców i możliwość skorzystania z doradztwa w pierwszych miesiącach działania systemu.
W oświacie specyficzne są m.in. zakupy drobnego sprzętu, usług wyżywienia, wyjazdów czy zajęć dodatkowych, często finansowanych z różnych źródeł (dotacje, projekty, środki własne, Rady Rodziców). W KSeF kluczowe będzie zadbanie o to, aby faktura od razu zawierała prawidłowego nabywcę, numer KSeF oraz informacje potrzebne do opisania wydatku. Warto też przeanalizować, które jednostki wystawiają własne faktury (np. wynajem sali gimnastycznej, organizacja egzaminów, projekty unijne) i jak będą to robiły po wdrożeniu KSeF – samodzielnie, przez CUW czy z pomocą działu finansowego urzędu.
W PP-MAC od lat pomagamy jednostkom edukacyjnym i samorządowym łączyć prawo, procedury i technologię. W obszarze KSeF oferujemy m.in. analizę obecnego obiegu faktur w JST i jednostkach oświatowych, warsztaty projektowe z dyrektorami szkół i CUW, pomoc w zaprojektowaniu modelu uprawnień oraz wsparcie przy integracji systemów finansowo-księgowych i obiegu dokumentów. Jeśli chcesz przygotować swoją gminę, powiat lub zespół szkół do KSeF w sposób uporządkowany i bezpieczny, zapraszamy do kontaktu – przygotujemy dopasowaną do Twojej organizacji ofertę szkoleń i doradztwa.